獸藥企業如何提高開會效率

來源：獸藥營銷網  發布日期：2011-02-13  發布者：曉天  共閱1484次

開會效率低表現在以下幾個地方：

1 沒有目的性，形成多中心會議；

2 開會只是為了走形式；

3 主持人會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力；

4 開會者缺乏效率觀念，不準時參加；

5 重復。重復內容發言，眾多陪會者重復表態；

6 對于許多問題反復研究，卻不能形成決議；

7 匯報不得要領，像流水帳。

開會總是時間和人力的耗費，所以應該計算成本。日本大陽工業公司每次開會都用以下公式計算成本：

會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間（小時）

這是因為勞動產值高于平均工資，所以要乘以3，又因為參加會議中斷經常性的工作，損失要以2倍計算。如此算來，開會的成本的確很高。如果我們每次會前都計算成本并由召集單位支付的話，可能會議次數會大大減少。即使不得已開會，也要盡量減少開會人數，壓縮會議時間。

獸藥營銷網認為只有出現以下幾種情況才可以考慮開會：

1 必須依靠集思廣益才能解決的問題；

2 按常規步驟來不及決定的事情；

3 需要作出決定的事；

4 發生重大變革和實行新方法時；

5 會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。

怎樣提高開會效率，獸藥營銷網建議從以下幾個方面做起：

1 保證會議要有內容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題；

2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開，以保證有充分的時間采取行動；

3 支持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯想規定的那樣，在會場當眾站立幾分鐘，下次很少有人愿意再吸引大家的視線；

4 支持人在會前明確通知會議目的、程序、時間、地點，讓參會者有所準備。正式會議，還要把議程發給參會者；

5 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告會和表彰會；

6 一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最佳狀態只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時；

7 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最后方案；

8 會議要創造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會議效率；

9 會議結束前要做總結，建議行動方案，明確責任和規定期限。不能落實的會議是無效的。

如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決。
會議效率低下的表現在以下幾個地方：
從會議主持者而言：

一、沒有擬出明確的會議大綱和討論議題；

二、沒有把握好會議中心，既包括議題中心也包括人員中心；

三、主持者會前準備不充分，臨場發揮；

四、對于陳述問題主次不分，反復強調一些無關精要的話題；

五、缺乏協調與會者關系和觀點的能力等。
從與會者角度而言：

一、接到開會通知后沒有充分的思考和準備；

二、事先沒有擬定與會問題；

三、會上匯報不得要領，缺乏邏輯和主次，如流水賬一般；

四、語言不精簡，反復強調已經發言內容；

五、問一些沒有水平的問題，浪費時間等。
從雙方的角度而言：

一、沒有時間觀念，遲到早退，嚴重影響會議效率；

二、開會配合不到家，中途打斷現象嚴重；

三、雙方心知肚明，純粹為了走形式而已，卻還在浪費時間；

四、公私不分，公事私事都擺到桌面上說；

五、會后沒有及時監測實施效果或者反饋信息等。
開會總是時間和人力的耗費，其成本是不容忽視的。那么首先我們的確定一下開會的范圍，其次再說怎樣提高效率的問題。
只有出現以下幾種情況才可以考慮開會：
一、會議為日常規劃中必須開的例會；
二、必須依靠集思廣益才能解決的問題；
三、按常規步驟來不及決定的事情；
四、遇到需要商量和需要作出決定的事；
五、發生重大變革和實行新方法時；
六、會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定等。
其次，如何提高開會效率，建議從以下幾個方面做起：
一、搞好與會前工作：做好必要的調查工作，保證會議要有內容 ，準時到場并安排好一切；支持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯想規定的那樣，在會場當眾站立幾分鐘，下次很少有人愿意再吸引大家的視線；
二、規劃好開會流程：主會者在會前明確通知會議目的、程序、時間、地點，讓參會者有所準備。正式會議，還要把議程發給參會者；
三、把握好開會主題：主會者開會開始的時候列出開會議題和大綱，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題；
四、控制好開會人數：出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告會和表彰會；
五、控制好開會時間：一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最佳狀態只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時；
六、控制好開會環境：會議要創造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會議效率；
七、把握好開會原則：會議的重要原則是議事不議人，對事不對人，緩解沖突；理解你的聽眾，發言者注意語言簡潔和口齒清晰；會議組織者要嚴防跑題和浪費時間；防止冷場，適當的時機及時補充；及時總結并做好會議記錄，建議行動方案，明確責任和規定期限，不能落實的會議是無效的。
八、創意開會的形式：一是臨下班開會（大家想回家自然想提高效率）；二是站著開會（站久了人可受不了，而且不會有人打瞌睡）；三是限定會議時間，到時就鳴鈴；四是飯前開會（還沒有人不想吃飯的）等，當然各種形式自有其利弊，關鍵還看我們怎樣利用了。
九、做好會后的工作：實時檢查會議的執行狀況搞好反饋信息并作出修正建議或者行動，唯有如此才能保證會議的效果更好的實現。

打印本文   返回頂部   關閉該頁